Fælles film administrationssystem til Filmdatabasen og Medierådet

DFI har offentliggjort udbud af "Fælles film administrationssystem til Filmdatabasen og Medierådet", herefter refereret til som "FIDA", i et begrænset udbud. Ansøgning om prækvalifikation skal afleveres på de vilkår, der fremgår af udbudsbekendtgørelsen, som findes her på siden.

Bekendtgørelsen er afsendt til Publikationskontoret den 25. september 2014.

Leverancebeskrivelse

DFI ønsker en ny brugergrænseflade udviklet til en eksisterende Microsoft SQL-database. Samtidigt skal databasens struktur udvides, så den kan rumme et forretningsområde, som før har haft sin egen database.

Den nye brugergrænseflade skal afløse to eksisterende brugergrænseflader til forretningssystemerne "Filmdatabasen" og "Medierådets vurderingsdatabase". Filmdatabasen benyttes til at registre oplysninger om den danske nationalfilmografi ift. spillefilm, fiktions-, novelle- og dokumentarfilm samt udenlandske film der
har været vist i Danmark, og Medierådets vurderingsdatabase benyttes til at registrere oplysninger om censur og beregne honorar til censor ift. de film, der vises eller sælges i Danmark. De to systemer indeholder mange af de samme stamdata, og der foregår en del dobbeltindtastning, som ønskes fjernet ved at kombinere de to forretningsområder i en database.

De to systemer er i dag baseret på Oracle 9i databaser. I forbindelse med et eksport af Filmdatabasens data til DFI's website er der etableret en oversættelse af Filmdatabasens Oracle database til Microsoft SQLserver, hvor tabelstrukturer og data overføres 1:1. Denne SQL-database ønskes som backend for den nye brugergrænseflade, og den eksisterende tabelstruktur skal overordnet bevares. Dog skal den udvides, så den også kan rumme unikke data fra Medierådets vurderingsdatabase.

Endeligt skal integrationer til fire andre systemer genetableres i forhold til den nye SQL-database.
Der er i dag stor tilfredshed med måden Filmdatabasens brugergrænseflade virker på, men der forventes ikke en 1:1 oversættelse af denne brugergrænseflade.

Den nye løsning skal effektivt understøtte ekspertbrugernes opdatering af filmdata.

Hovedydelser:

Nærværende udbud omfatter følgende hovedydelser:

A. Etablering

Leverandøren har seks overordnede opgaver i projektet:

  1. Sammenlægning af Filmdatabasens og Medierådets database på ny databaseplatform ved genbrug af nuværende databasestruktur med enkelte udbygninger i forhold til Medierådets data.
  2. Udvikling af brugergrænseflade mod den nye database.
  3. Etablering af integration mellem den nye database og DFI’s website.
    Den tekniske grænseflade til DFI.dk er MS-SQL Server 2008 R2. Der er i dag etableret et MS SQL Integration Services job, som natligt trækker en 1:1 udgave af den Oracle-database, som Filmdatabasen i dag kører på.
  4. Etablering af kvalitetssikring af filmoplysninger, der er modtaget fra Medierådets online sagsbehandlingssystem, før de sendes videre ind i databasen.
    Dokumentation for Medierådets nuværende systemsammenhænge kan udleveres.
  5. Assistance med etablering af integration mellem den nye database og en eksisterende Access-applikation.
    Den tekniske grænseflade er ODBC fra MS-ACCESS mod Oracle, og skal i den fremtidige løsning være ODBC mod FIDAs MS SQL server.
  6. Etablering af eksport til tekstfil til Scanpix system.
    Den tekniske grænseflade til Scanpix sker i dag ved at generere to tabulatoradskilte tekst-filer. Efter databasen har genereret tekstfilerne uploades de til et ftp-site, hvorfra Scanpix henter dem med fast interval.

Det vil være en fordel, at den kommende leverandør har erfaring med opslag i lister, hvor søgeresultaterne
minder om hinanden, og hvor brugeren skal støttes i at finde og vælge den rigtige forekomst.

B. Vedligeholdelse og videreudvikling

Kunden forventer løbende bistand i forhold til udvikling og vedligeholdelse af leverancen.

Om prækvalifikationen

Ordregiver gør opmærksom på, at eventuelle spørgsmål i prækvalifikationsfasen skal stilles skriftligt og være modtaget i god tid således, at ordregiver kan nå at svare senest 6 dage før prækvalifikationsfristens udløb. Spørgsmål stilles til projektets mailadresse: fidaprojekt@dfi.dk.

Svar på spørgsmål samt eventuelle supplerende oplysninger vil løbende blive lagt på ordregivers hjemmeside på adressen: http://www.dfi.dk/Service/OmDFI/Udbud/Faelles-film-administrationssystem-til--Filmdatabasen-og-Medieraadet.aspx

Frist

Ansøgningen skal afleveres senest d. 27. oktober 2014 kl. 12:00. Ansøgningen afleveres i tre fysiske eksemplarer vedlagt en elektronisk kopi (USB). Ansøgningen afleveres på adressen:

Det Danske Filminstitut
Landemærket 26
1119 København K
Att. Betjentstuen, Anny Nielsen

Kuverten bedes mærket "Tilbud til Fælles film administrationssystem til Filmdatabasen og Medierådet - MÅ IKKE ÅBNES AF POSTFUNKTIONEN".

Udbudsmateriale

Udbudsbekendtgørelse (PDF)

Spørgsmål og svar:

Spørgsmål nr. 1

Indledende i vejledningen i bilag 5 (side 4) står følgende vejledning til appendiks B:

  • Appendiks B: En beskrivelse af sin opdateringsstrategi for det Programmel, der indgår i Leverance.
    Der henvises til de detaljerede vejledninger i de enkelte bilag.

I Appendiks B (side 9) står der følgende vejledning:

  • [Tilbudsgiver skal vedlægge følgende:
    En beskrivelse af de vedligeholdelsesaftaler, der er indgået med tredjepart for det tredjepartsprogrammel og udstyr, der indgår i Leverancen.
    Beskrivelsen af vedligeholdelsesaftalerne skal give Kunden mulighed for at vurdere det samlede grundlag for Leverandørens vedligeholdelse af Leverancen.]

Kan Kunden uddybe hvad der ønskes en beskrivelse af i Appendiks B. -  Er det både opdateringsstrategi for programmel og vedligeholdelses aftaler med tredjepart?

Svar til spørgsmål nr. 1

Den indledende vejledning i bilag 5 (side 4) til vejledningen til appendiks B er forkert. Tilbudsgiver bedes se bort fra denne formulering.

Vejledningen til Appendiks B er korrekt.

Tilbudsgiver skal derfor vedlægge en beskrivelse af de vedligeholdelsesaftaler, der er indgået med tredjepart for det tredjepartsprogrammel og udstyr, der indgår i Leverancen.

Beskrivelsen af vedligeholdelsesaftalerne skal give Kunden mulighed for at vurdere det samlede grundlag for Leverandørens vedligeholdelse af Leverancen.

Spørgsmål nr. 2:

Mit spørgsmål til Bilag 9 gik på om der var styr på henvisningerne til hhv. bilag 5 og 6 i forhold til linjerne om servicemål i Bilag 9. Det er muligt at de passer, men jeg tror at der skal henvises til bilag 6 i stedet for 5 et enkelt sted. Men uanset hvad, så er det ikke noget, der hindrer læsbarheden af hverken bilagene eller resten af materialet.

Svar til spørgsmål nr. 2:

Der er en fejl i bilag 9.
I bilag 9 afsnit 4. side 5, 8. dot står: 'Konsekvenser for service mål, jf. bilag 5'

Der skulle være henvist til bilag 6. Den rigtige tekst er derfor:
'Konsekvenser for service mål, jf. bilag 6'.

Spørgsmål nr. 3:

Det beskrives i bilag 5, at der i appendiks A ønskes beskrevet:

  • Hvordan Kundens fejlkategorier beskrevet i bilaget håndteres i tilbudsgivers supportorganisation.

Der er ikke i bilag 5 lykkedes at finde nærmere beskrivelser af fejlkategorier. – Henvises der med benævnelsen fejlkategorier til: Afsnit 4.1 i Bilag 6 Servicemål? – Hvor der angives en liste af fejlkategorier.

Svar til spørgsmål nr. 3:

Ja, der skal henvises til bilag 6 afsnit 4.1.

Teksten i bilag 5 appendiks A skal således være:

  • Hvordan Kundens fejlkategorier beskrevet i bilag 6 afsnit 4.1 håndteres i tilbudsgivers supportorganisation.

Spørgsmål nr. 4:

Der er indsat en kommentar med kommentar funktion og gulmarkering i afsnit L i kravsspecifikationen.
Må Leverandøren regne markering og kommentar for intern kommentar og slette disse i materialet?

Svar til spørgsmål nr. 4:

Nej, leverandøren må se bort fra kommentaren, der er anført i kommentar-boksen.
Teksten der er markeret med gult, er fortsat relevant, men man kan se bort fra den gult markerede farve.
Teksten i bilag 5 under afsnit L skal således være:

  • Der henvises til kontraktens bilag 5, Vedligeholdelse og support, samt bilag 7, Drift.

Spørgsmål nr. 5:

Punkt H. Sikkerhed:
På informations- og spørgemødet blev det beskrevet hvordan censorer skulle være anonyme, så det er ikke er muligt for andre at se hvem der har censureret den enkelte film/manifestation.

Krav H1 note 3 beskriver en adgangsrolle som ”Ret til at se og opdatere oplysninger om censorer”. Dette ville vi fortolke som noget andet end ovenstående.

Kan I beskrive rettighedsstyringen nærmere – og ikke mindst hvor detaljeret I forventer at kunne styre rettigheder?

Svar til spørgsmål nr. 5:

De medarbejdere, der arbejder i Medierådet, skal kunne se og arbejde med censorerne, og der skal derfor oprettes en særlig adgangsprofil til dem jf. H1 note 3.
Budskabet ved informationsmødet var, at andre ikke må se oplysninger om censor (navn, forkortelse eller censor-id), men gerne må se øvrige oplysninger.

Spørgsmål nr. 6:

Vi vil for god ordens skyld bede jer bekræfte, at det er udbudsmaterialet plus spørgsmål/svar der udgør det samlede kontraktgrundlag – og at eksempelvis de fremsendte videoer kun tjener til eksemplificering af den nuværende løsning.

Svar til spørgsmål nr. 6:

Det bekræftes, at udbudsmaterialet alene udgør det fremsendte udbudsmateriale af 10.11.2014, samt referatet fra spørgemødet og de spørgsmål og svar, der løbende er formidlet, og som lægges på DFIs hjemmeside: http://www.dfi.dk/Service/OmDFI/Udbud/Faelles-film-administrationssystem-til--Filmdatabasen-og-Medieraadet.aspx

De fremsendte videoer er alene til information, så leverandøren kan få et indtryk af de nuværende løsninger, og indgår ikke i udbudsmaterialet.

Spørgsmål nr. 7:

Vi har et yderligere spørgsmål lige inden fristen udløber.

I bilag 1 står følgende formulering (side 3): ”Tidsplanen udarbejdes med udgangspunkt i, at kontrakten indgås 3- februar 2014.”

Kan Leverandøren forvente at denne dato skal rettes til den 3. februar 2015?

Svar til spørgsmål nr. 7:

Ja, der skulle have stået flg. i bilag 1 side 3:

  • ”Tidsplanen udarbejdes med udgangspunkt i, at kontrakten indgås 3- februar 2015.”

 

Kontakt

Det Danske Filminstitut
Gothersgade 55
1123 København K
Tlf. +45 3374 3400 / +45 3374 3401
fidaprojekt@dfi.dk

CVR-nummer: 56858318

Det Danske Filminstitut

Det Danske Filminstitut
/ Danish Film Institute

EAN-nr: 5798000794085
CVR-nr: 56858318

Gothersgade 55
1123 København K

Tlf. +45 3374 3400
Fax +45 3374 3401
E-mail: dfi@dfi.dk

Cinematekets billetsalg
TLF. +45 3374 3412