Whistleblowerpolitik

1. Indledning og formål
   1. Denne Whistleblowerpolitik beskriver formålet med, at Det Danske Filminstitut (herefter benævnt "Filminstituttet") har en whistleblowerordning (herefter benævnt "Ordningen"), hvordan Ordningen fungerer, hvem der kan benytte Ordningen, og hvad der må indberettes via Ordningen.
   2. Ordningen har til formål at sikre, at en whistleblower, som defineret i denne Whistleblowerpolitik, hurtigt og fortroligt via en særlig, uafhængig og selvstændig kanal kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere (herefter benævnt "whistleblowerloven"), med henblik på, at en uafhængig og selvstændig whistleblowerenhed vurderer, hvilke tiltag der er behov for.
2. Hvem må benytte Ordningen?
   1. Ordningen må benyttes af personer, der foretager en indberetning af oplysninger om overtrædelser, som personen har skaffet sig adgang til i forbindelse med vedkommendes arbejdsrelaterede aktiviteter, og som tilhører følgende personkreds (herefter benævnt "whistleblower"):
      1. Ansatte eller tidligere ansatte i Filminstituttet eller personer, der har været i betragtning til en stilling i Filminstituttet, i det omfang indberetningen vedrører oplysninger, der er erhvervet i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre før kontraktlige forhandlinger.
      2. Samarbejdspartnere herunder selvstændigt erhvervsdrivende (fx støttemodtagere), som Filminstituttet samarbejder med. Persongruppen omfatter endvidere ansatte hos samarbejdspartneren og underleverandør af varer eller tjenesteydelser til Filminstituttet
      3. Medlemmer af direktionen eller personer, der varetager en anden rolle i relation til ledelsesorganet hos Filminstituttet
      4. Frivillig, lønnede eller ulønnede praktikanter hos Filminstituttet
   2. Personer, som omfattes af punkt 9.1.4, kan også indberette under Ordningen.
   3. Personer, der ikke er omfattet af personkredsen som nævnt i punkt 2.1 eller 9.1.4, kan ikke indberette via Ordningen, men er henvist til at indberette via de sædvanlige kommunikationsveje. Hvis betingelserne i øvrigt er opfyldt, kan der indberettes via Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, som beskrevet i punkt 10.  
3. Hvad må indberettes via Ordningen?
   1. Ordningen omfatter indberetninger, som vedrører overtrædelser af EU-retten, der er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet (se punkt 3.4 (i)), samt indberetninger, som i øvrigt vedrører alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold (se punkt 3.4 (ii)).
   2. Ved "overtrædelser" forstås handlinger eller undladelser, der

1. er ulovlige, eller udgør en alvorlig overtrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold, som omfattet af punkt 3.4, eller
2. gør det muligt at opnå omgåelse af formålet med de regler, som henhører under punkt 3.4.
   3. Der kan indberettes om enhver oplysning, herunder rimelig mistanke, om faktiske eller potentielle overtrædelser eller alvorlige forhold, der er omfattet af punkt 3.4, og som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted i Filminstituttet og om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.
   4. Indberetningen skal angå overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af whistleblowerloven, defineret som handlinger eller undladelser, der:
      1. er ulovlige i henhold til EU-retten inden for en række specifikke områder, herunder f.eks. 
      • Offentligt udbud
      • Hvidvask
      • Produktsikkerhed- og overensstemmelse
      • Transportsikkerhed
      • Fødevare- og fodersikkerhed
      • Dyresundhed og -velfærd
      • Miljøbeskyttelse
      • Folkesundhed
      • Forbrugerbeskyttelse
      • Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
      • Netværks- og informationssystemers sikkerhed

Der henvises i den forbindelse til LOV nr. 1436 af 29/06/2021, som indeholder en oplistning af lovgivning omfattet af Ordningen.

1. 2. udgør en alvorlig lovovertrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold, såsom:
      • Overtrædelse af eventuel tavshedspligt
      • Misbrug af økonomiske midler
      • Tyveri
      • Svig
      • Underslæb
      • Bedrageri
      • Bestikkelse
      • Brud på arbejdssikkerheden
      • Enhver form for sexchikane
      • Grov chikane, f.eks. mobning, vold og chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold.

1. 5. Ordningen må kun benyttes til at indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af den i punkt 3.4 nævnte regulering, der har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted i Filminstituttets organisation, herunder af eksempelvis arbejdstagere, direktionen eller medlemmer af bestyrelsen i Filminstituttet. Med angivelsen af, at der kan ske indberetning om forhold begået af Filminstituttet, bemærkes det, at der kan indberettes om førnævnte forhold, selv om forholdet ikke kan henføres til en enkelt person, men eksempelvis skyldes en grundlæggende systemfejl i Filminstituttet.
   6. Forseelser, som ikke er omfattet af Ordningen, skal indberettes via de sædvanlige kommunikationsveje. Hvis betingelserne i øvrigt er opfyldt, kan der indberettes via Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, som beskrevet i punkt 10.

1. 4. Indberetningens indhold
      1. Af hensyn til den videre undersøgelse af indberetningen, herunder for at kunne afdække forseelsen, er det vigtigt, at whistlebloweren belyser forseelsen bedst muligt. Det er således ikke muligt at foretage en nærmere undersøgelse af en indberetning, hvis indberetningen er uspecificeret, eller hvis den alene indeholder meget brede beskyldninger uden nærmere præcisering.
      2. Det er derfor vigtigt, at whistlebloweren - så vidt muligt - oplyser følgende:

• en beskrivelse af forholdet,
• hvem der er involveret,
• om andre er bekendt med mistanken om forholdet,
• om ledelsen er bekendt med forholdet,
• om der findes dokumenter, der støtter forholdet,
• om og hvor der kan findes yderligere information om forholdet,
• hvor lang tid forholdet har stået på, og
• om whistlebloweren er bekendt med forsøg på at skjule forseelsen
  3. Åbenlyst grundløse indberetninger vil ikke undergå nærmere undersøgelse.

5. Hvordan kan der indberettes og Hvem skal der indberettes til?
   1. Filminstituttet har udpeget en whistleblowerenhed, der

1. modtager indberetninger og har kontakt med whistlebloweren,
2. følger op på indberetninger samt 
3. giver feedback til whistlebloweren.
   2. Whistleblowerenheden, der varetager opgaverne i punkt 5.1, består af Anne Katrine Tholstrup Bertelsen (administrationschef) og Maiken Sundahl Jakobsen ( jurist og DPO).
   3. Skriftlig indberetning sker via Statens whistleblowerordning, der findes på Filminstituttets hjemmeside:

Filminstituttets whistleblowerordning | Det Danske Filminstitut (dfi.dk)

5. 4. Skriftlige indberetninger modtages af whistleblowerenheden. Whistleblowerenheden vurderer, om indberetningen falder inden for Ordningens anvendelsesområde.
   5. Whistleblowerenheden behandler alle skriftlige indberetninger fortroligt.
   6. Sagsbehandlerne, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår i indberetningen.
6. Anonymitet
   1. En whistleblower, der ønsker at indberette via Ordningen, kan indberette anonymt.
   2. Filminstituttet opfordrer til, at whistlebloweren oplyser sit navn i forbindelse med en indberetning, således at whistleblowerenheden har mulighed for at stille afklarende spørgsmål samt efterfølgende at kunne orientere om undersøgelsens videre forløb. Dog er det muligt at kommunikere anonymt mellem whistleblowerenheden og en whistleblower, der vælger at være anonym (se punkt 6.4 og 6.5).
   3. Såfremt whistlebloweren vælger at foretage en anonym indberetning, anbefales det af hensyn til at sikre fuld anonymitet, at whistlebloweren anvender en privat pc eller eksempelvis en pc, der er placeret på et offentligt bibliotek.
   4. Filminstituttet stiller et kommunikationsmodul til rådighed, hvor det er muligt for whistlebloweren at kommunikere med whistleblowerenheden med henblik på at give supplerende oplysninger om det indberettede forhold. Med henblik på at sikre whistleblowerens anonymitet over for Filminstituttet, er det også muligt for whistlebloweren at kommunikere anonymt med Plesner via indberetningsløsningens kommunikationsmodul. Det er således muligt at give supplerende oplysninger og forblive anonym via kommunikationsmodulet i Ordningen. I forbindelse med indberetningen genereres der en 16-cifret engangskode, som af hensyn til at sikre anonymiteten ikke kan genskabes. Det er derfor vigtigt, at whistlebloweren gemmer koden og husker at logge på kommunikationsmodulet for at kommunikere med whistleblowerenheden.
   5. Kommunikationsmodulet tilgås via ovennævnte link til Ordningen (se punkt 5.3), hvor der logges på kommunikationsmodulet. Det er vigtigt, at whistlebloweren løbende tilgår kommunikationsmodulet for at kontrollere, om Whistleblowerenheden har stillet spørgsmål. Whistleblowerenheden har ikke mulighed for at komme i kontakt med whistlebloweren på anden måde, herunder gøre whistlebloweren opmærksom på, at der er sendt supplerende spørgsmål o. lign.
7. Orientering til whistlebloweren
   1. Whistlebloweren modtager:

• en bekræftelse på modtagelsen af indberetningen inden for 7 dage efter modtagelsen heraf, og
• feedback hurtigst muligt og som udgangspunkt inden for tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen.
  2. Ved feedback forstås en meddelelse om tiltag truffet af whistleblowerenheden til at vurdere rigtigheden af påstande i indberetningen, og hvor det er relevant, til at imødegå den indberettede overtrædelse. Den af whistleblowerenheden meddelte feedback skal til enhver tid iagttage de persondataretlige regler, hvilket kan medføre begrænsninger i forhold til indholdet af den feedback, som whistlebloweren modtager.
  3. Der kan efter omstændighederne være behov for at forlænge tidsrammen for feedback, hvor det er nødvendigt af hensyn til sagens konkrete omstændigheder, navnlig indberetningens art og kompleksitet, hvilket kan kræve en langvarig undersøgelse. Såfremt dette er tilfældet, underrettes whistlebloweren herom.

8. Orientering til og beskyttelse af den berørte person
   1. Når en foreløbig undersøgelse har fundet sted, og alle relevante beviser er sikret, underrettes den berørte person, dvs. personen der er indberettet under Ordningen, om bl.a.: 

• identiteten på den/de Sagsbehandler(e), som er ansvarlig for undersøgelsen af indberetningen, og
• de forhold, indberetningen vedrører.
  2. Den berørte person har desuden i henhold til whistleblowerloven ret til beskyttelse af sin identitet under sagsbehandlingen og ret til et effektivt forsvar. Disse rettigheder kan ikke fraviges ved aftale til skade for den berørte.
  3. Whistleblowerenheden iagttager i øvrigt den berørte persons rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen. Der henvises til Filminstituttets Privatlivspolitik for whistleblowerordningen hvor der kan læses nærmere om behandlingen af personoplysninger og de registreredes rettigheder.

9. Whistleblowerens beskyttelse
   1. Betingelser for beskyttelsen af whistleblowere
      1. Whistlebloweren er i medfør af whistleblowerloven beskyttet mod repressalier, hvis whistlebloweren har indberettet under Ordningen. Beskyttelsen gælder kun, hvis følgende betingelser alle er opfyldte:

• Personen, der foretager indberetningen, opfylder betingelserne for at være en whistleblower (se punkt 2).
• Whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen.
• De indberettede oplysningerne henhører under whistleblowerlovens anvendelsesområde (se punkt 3.4).
  1. 2. Ved "repressalier" forstås en ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en indberetning. Det kan eksempelvis være suspension, afskedigelse, degradering, m.v.
     3. Såfremt whistlebloweren foretager indberetning i ond tro og velvidende, at de indberettede oplysninger ikke er korrekte, er whistlebloweren ikke beskyttet mod repressalier. Whistlebloweren kan efter omstændighederne straffes med bøde, hvis der forsætligt indberettes falske anmeldelser. Er whistlebloweren ansat i Filminstituttet, kan det tillige få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder resultere i, at whistlebloweren bliver bortvist.
     4. Beskyttelsen i dette punkt 9.1 omfatter, udover den i 2.1 nævnte personkreds, også følgende personer:

1. Formidlere
2. Tredjeparter, der har forbindelse til whistlebloweren, og som risikerer at blive udsat for repressalier i en arbejdsrelateret sammenhæng (eksempelvis en kollega)
3. Virksomheder og myndigheder, som whistlebloweren ejer eller arbejder for eller på anden måde er forbundet med i en arbejdsrelateret sammenhæng (eksempelvis en virksomhed, som whistlebloweren ejer).
   1. 5. Oplysninger om whistleblowerens identitet eller andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes videregives kun til andre end whistleblowerenheden efter forudgående indhentelse af whistleblowerens udtrykkelige samtykke.
      6. Oplysninger om whistleblowerens identitet kan dog uden samtykke videregives til andre offentlige myndigheder, hvis videregivelse sker for at imødegå overtrædelser (eksempelvis en kriminel handling, der ikke har fundet sted endnu), eller med henblik på at sikre berørte personers ret til forsvar. Hvis whistleblowerens identitet videregives uden samtykke, vil whistlebloweren blive orienteret herom, herunder modtage en begrundelse for videregivelsen, medmindre underretningen vil bringe relaterede undersøgelser eller retssager i fare.
      7. Whistleblowerens identitet kan tillige videregives ved en eventuel retssag vedrørende det indberettede forhold.
      8. Andre oplysninger fra indberetningen og dermed oplysninger, som ikke afslører whistleblowerens identitet, videregives kun til personer uden for whistleblowerenheden som led i en opfølgning på en indberetning eller for at imødegå en potentiel overtrædelse af de forhold, der fremgår af punkt 3.4.
10. Eksterne whistleblowerordninger
    1. En whistleblower, der påtænker at foretage indberetning under Ordningen, kan i stedet vælge at indberette via Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, eksempelvis hvis whistlebloweren er bekymret for repressalier. Datatilsynets eksterne whistleblowerordning kan tilgås via https://whistleblower.dk
    2. Det skal understreges, at whistlebloweren frit kan vælge mellem at indberette under Ordningen eller Datatilsynets eksterne whistleblowerordning.
11. Datasikkerhed og dataopbevaring
    1. Indberetninger opbevares så længe, det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der følger af dansk lovgivning.
    2. Whistleblowerenheden behandler alle oplysninger, som indberettes via Ordningen, herunder oplysninger om personer, der indberettes via Ordningen, i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.
    3. Alle indberetninger vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for relevante personer i whistleblowerenheden at tilgå oplysningerne.
12. Indberetninger, der falder uden for Ordningen, men i øvrigt ikke fremstår grundløse, videregives til den relevante enhed i Filminstituttet, hvor de behandles i overensstemmelse med Filminstituttets relevante politikker og procedurer.
    1. Indberetninger slettes som udgangspunkt i Ordningen 90 dage efter, at indberetningen er lavet, medmindre Filminstituttet har en legitim grund til fortsat opbevaring, f.eks. hvis det er påkrævet efter anden lovgivning, eller hvis der er grund til at tro, at indberetningen kan bestyrkes af senere indkomne indberetninger om samme forhold.
    2. Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller en anden myndighed, afsluttes indberetningen i Ordningen straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.
    3. Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den indberettede person, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om den indberettede person, opbevares oplysningerne, hvor der er tale om en ansat, i den ansattes personalemappe.
    4. Oplysningerne opbevares i øvrigt i henhold til Filminstituttets slettepolitik.
13. Spørgsmål
    1. Hvis du har spørgsmål vedrørende denne Whistleblowerpolitik, er du velkommen til at kontakte Maiken Sundahl Jakobsen, +45 33 74 35 03 / maikenj@dfi.dk
14. Opdateringer
    1. Denne Whistleblowerpolitik er senest opdateret: december 2021