Privatlivspolitik for whistleblowerordning

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Filminstituttet (”vi'') behandler personoplysninger i forbindelse med indberetninger til Filminstituttets whistleblowerordning.

Nedenfor beskrives nærmere hvilken behandling af personoplysninger, der finder sted, og hvilke rettigheder du har, hvis der rapporteres om dig via whistleblowerordningen, samt dine rettigheder, hvis du benytter whistleblowerordningen til at foretage en indberetning om en anden person.

Der henvises i øvrigt til Filminstituttets Whistleblowerpolitik, hvor du kan læse, hvem der kan foretage indberetninger, og hvem der kan indberettes om.

Denne politik vedrører kun håndtering og undersøgelse af indberetninger under whistleblowerordningen. Politikken skal derfor - i forhold til ansatte - ses i sammenhæng med Filminstituttets øvrige relevante politikker og procedurer.

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

Det Danske Filminstitut
CVR.nr.: 56858318
Gothersgade 55
1123 København K
E-mail: dfi@dfi.dk

2. Beskrivelse af behandlingen

2.1 Lovpligtig whistleblowerordning efter whistleblowerloven

Det følgende beskriver, hvordan Filminstituttet behandler oplysninger om den person, der indberettes om ("den berørte person"), samt den person, der foretager indberetningen ("Whistlebloweren") i forbindelse med indberetninger til Filminstituttets whistleblowerordning oprettet i henhold til whistleblowerloven.

Formål

#1

Håndtering og undersøgelse af indberetninger omfattet af Filminstituttets whistleblowerordning vedrørende:

  • Den person, der indberettes om

Kilder

Vi kan indsamle oplysninger fra følgende kilder:

  • Arbejdstagere hos Filminstituttet
  • Selvstændigt erhvervsdrivende
  • Aktionærer og medlemmer af direktionen, bestyrelsen, tilsynsrådet eller det tilsvarende ledelsesorgan i virksomheden
  • Frivillige
  • Lønnede og/eller ulønnede praktikanter
  • Personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, leverandører og underleverandører.
  • Personer, der foretager indberetning af oplysninger, som vedkommende har skaffet sig adgang til i et arbejdsmæssigt forhold, som siden er ophørt.
  • Personer, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt, der indberetter oplysninger om overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen eller andre før kontraktuelle forhandlinger.
  • Eventuelle andre personer, der måtte indberette via ordningen.

Kategorier af personoplysninger

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

  • Navn, e-mail, telefonnummer,
  • Øvrige oplysninger, som indgår i indberetningen.

Følsomme oplysninger, herunder oplysninger om seksuelle forhold kan indgå i behandlingen.

Oplysninger om lovovertrædelser eller mulige lovovertrædelser kan ligeledes indgå i behandlingen. 

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Whistleblowerlovens § 22: Nødvendig for at Filminstituttet kan behandle indberetninger, der er modtaget som led i Filminstituttets whistleblowerordning oprettet i henhold til whistleblowerloven, jf.
    • GDPR art. 6, stk. 1, litra c: nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler Filminstituttet i henhold til whistleblowerlovens § 9
    • GDPR art. 6, stk. 1, litra e: nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse
    • GDPR art. 9, stk. 2, litra g: Behandling er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsmæssige interesser i henhold til whistleblowerlovens § 9
    • DBL § 8, stk. 5, jf. 7, stk. 4, jf. GDPR artikel 9, stk. 2, litra g.

Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger med:

  • IT-leverandører
  • Eksterne rådgivere
  • Politiet
  • Offentlige myndigheder, såsom Finanstilsynet, Datatilsynet eller relevante skattemyndigheder

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

  • Oplysningerne opbevares så længe undersøgelsen pågår. Opbevaringsperioden afhænger af udfaldet af undersøgelsen.
  • Indberetninger i Ordningen slettes som udgangspunkt efter 90 dage, medmindre Filminstituttet har en legitim grund til fortsat opbevaring.
  • Indberetninger, der falder uden for Ordningen, men i øvrigt ikke fremstår grundløse, videregives til den relevante enhed i Filminstituttet, hvor de behandles i overensstemmelse med Filminstituttets relevante politikker og procedurer.
  • Indberetninger der viser sig grundløse afsluttes i Ordningen straks og slettes inden for 90 dage fra konstateringen af, at indberetningen måtte anses for grundløs.
  • Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller til anden myndighed opbevares oplysningerne mindst så længe undersøgelsen pågår hos politiet/myndigheden.
  • Oplysningerne opbevares i øvrigt i overensstemmelse med Filminstituttets slettepolitik.
  • Hvis den berørte person er ansat hos Filminstituttet, og hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysningerne om den berørte person, opbevares oplysningerne i den pågældendes personalemappe og slettes i overensstemmelse med Filminstituttets slettepolitik.

Formål

#2

Håndtering og undersøgelse af indberetninger omfattet af Filminstituttets whistleblowerordning vedrørende:

  • Whistlebloweren

Hvis der opstår mistanke om, at der er tale om en bevidst falsk indberetning omfatter dette formål også undersøgelse af indberetteren i sådanne situationer.

Kilder

Vi kan indsamle oplysninger fra følgende kilder:

  • Dig

Kategorier af personoplysninger

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig forudsat, at din indberetning ikke er anonym

Almindelige personoplysninger:

  • Navn, e-mail, telefonnummer,
  • Din indberetnings indhold

Behandlingsgrundlag

Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger om dig som led i håndteringen af selve indberetningen - medmindre du vælger at anføre sådanne oplysninger om dig selv.

Oplysninger om lovovertrædelser eller mulige lovovertrædelser kan dog indgå i behandlingen, hvis der er mistanke om, at der er foretaget en bevidst falsk indberetning.                

Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag

  • Whistleblowerlovens § 22: Nødvendig for at Filminstituttet kan behandle indberetninger, der er modtaget som led i Filminstituttets whistleblowerordning oprettet i henhold til whistleblowerloven, jf.
    • GDPR art. 6, stk. 1, litra c: nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler Filminstituttet i henhold til whistleblowerlovens § 9
    • GDPR art. 6, stk. 1, litra e: nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse
    • GDPR art. 9, stk. 2, litra g: Behandling er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsmæssige interesser i henhold til whistleblowerlovens § 9
    • DBL § 8, stk. 5, jf. 7, stk. 4, jf. GDPR artikel 9, stk. 2, litra g.

Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger med:

  • IT-leverandører
  • Eksterne rådgivere
  • Politiet
  • Offentlige myndigheder, såsom Finanstilsynet, Datatilsynet eller relevante skattemyndigheder

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

  • Oplysningerne opbevares så længe undersøgelsen pågår. Opbevaringsperioden afhænger af udfaldet af undersøgelsen.
  • Indberetninger i Ordningen slettes som udgangspunkt efter 90 dage, medmindre Filminstituttet har en legitim grund til fortsat opbevaring.
  • Indberetninger, der falder uden for Ordningen, men i øvrigt ikke fremstår grundløse, videregives til den relevante enhed i Filminstituttet, hvor de behandles i overensstemmelse med Filminstituttets relevante politikker og procedurer.
  • Indberetninger der viser sig grundløse afsluttes i Ordningen straks og slettes inden for 45 dage fra konstateringen af, at indberetningen måtte anses for grundløs.
  • Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller til anden myndighed opbevares oplysningerne mindst så længe undersøgelsen pågår hos politiet/myndigheden.
  • Oplysningerne opbevares i øvrigt i overensstemmelse med Filminstituttets slettepolitik.

3. Orientering til den anmeldte og berigtigelse

Hvis der bliver indrapporteret om dig via whistleblowerordningen, vil du blive underrettet hurtigst muligt efter at en foreløbig undersøgelse har fundet sted, og alle relevante beviser er sikret, og du vil i den forbindelse få information om: 

  • Identiteten på den/de personer, som er ansvarlige for undersøgelsen af anmeldelsen
  • En beskrivelse af anmeldelsens indhold

Som anført nedenfor i afsnittet om dine generelle rettigheder, har du ret til at få indsigt i anmeldelsen, der er indgivet om dig. Der kan dog i medfør af whistleblowerlovens regler være begrænsninger i din ret til indsigt.

Du har også ret til at anmode om at få berigtiget information i anmeldelsen, som du mener er urigtig, vildledende eller ufuldstændig. Hvis din anmodning om berigtigelse ikke kan imødekommes, vil oplysningerne blive suppleret med dine bemærkninger.

4. Konsekvenser ved behandlingen

Indberetning til og undersøgelse af indberetninger til whistleblowerordningen kan have betydelige konsekvenser for den indberettede, idet indberetninger vedrører overtrædelser eller mistanke om overtrædelser af lovgivningen, således som ordningen i øvrigt er afgrænset i de særskilte retningslinjer for ordningen.

Tilsvarende kan indberetning til whistleblowerordningen have betydelige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen, hvis der er tale om en bevidst falsk indberetning. Sådanne tilfælde kan bl.a. få strafferetlige konsekvenser.

5. Overførsler til lande udenfor EU/EØS

Dine personoplysninger overføres ikke til lande udenfor EU/EØS.

6. Dine generelle rettigheder

Du har følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger:

  • Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på artikel 6, stk. 1, litra e (samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) (se ovenfor under behandlingsgrundlag), har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til at få slettet oplysninger om dig i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Filminstituttets DPO på maikenj@dfi.dk eller telefon +45 33 74 35 03.

7. IT-politik

For ansatte hos Filminstituttet henvises i øvrigt til Filminstituttets personalehåndbog og IT-politik, som indeholder information om Filminstituttets IT og e-mailpolitik.

8. Spørgsmål

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne politik, er du velkommen til at tage kontakt til Maiken Sundahl Jakobsen på maikenj@dfi.dk eller telefon +45 3374 3503.

Sidst opdateret: december 2021

Kontakt

Maiken Sundahl Jakobsen
Jurist, databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Tlf. +45 33743503
maikenj@dfi.dk